Пять основных стилей речи. Официальный деловой стиль документа, языка, речи, письма, переписки, текста. Формальная лексика, особенности, примеры, шаблоны, образцы

Официально-деловой стиль в жизни встречается гораздо чаще, чем можно подумать. Вы видите его в инструкциях, в любых документах организаций (неважно, государственных или коммерческих), в законодательных актах, в методических разработках и так далее.

Главной функцией этого стиля является информирование – сообщение предельно точно и сжатой информации. Поэтому информационная насыщенность текстов, написанных официально-деловым стилем, очень велика, хотя и сложна для восприятия.

Обо всех стилях речи (текста) читайте .

Задали реферат или курсовую по литературе или другим предметам? Теперь можно не мучиться самому, а просто заказать работу. Рекомендуем обращаться >>сюда , тут делают быстро и дешево. Более того, тут можно даже торговаться
P.S.
Домашки, кстати, там тоже делают 😉

Характеристики официально-делового стиля

Среди главных стилевых черт следует назвать такие:

информативная направленность – для того, чтобы оставаться в исключительно административно-правовой сфере деятельности;
точность и стандартность формулировок – порой в ущерб простоте восприятия;
жесткая логическая структура и предложений, и самого текста в целом;
отсутствие эмоциональности и оценочности – в текстах, написанных официально-деловым стилем присутствуют либо факты, либо обоснованные гипотезы, и полностью исключен субъективный подход к излагаемым вещам.

На языковых уровнях стилевые черты проявляются следующим образом:

в лексике — как правило, в текстах используются преимущественно слова и термины официально-деловой сферы;
в морфологии – активно эксплуатируются канцеляризмы и языковые клише (устойчивые выражения); сложные предлоги;
в синтаксисе – тексты названного стиля составлены главным образом значительными по длине, объемными предложениями, как правило, сложными и различным образом осложненными.

Официально-деловой стиль: разбор примеров

Разберем примеры нашего стиля, чтобы его особенности стали понятнее.

Отрывок из документа:

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, обществом с ограниченной ответственностью (далее – ООО) признается утвержденная одним или несколькими лицами коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на доли, определенные учредительными документами. В отличие от акционерного общества, право на долю подтверждается не ценной бумагой, акцией, а лишь свидетельством, которое, в соответствии с уставом ООО, может выдаваться его участникам учредителям.

1 . В лексике приведенного отрывка можно выделить такие пласты:

слова, которые называют общеупотребительными: участники, документы, общество, лица, ограниченный;
термины: доли, общество с ограниченной ответственностью, кодекс, учредитель, уставный капитал, акция, коммерческая организация;
речевые клише: согласно кодексу, в отличие от, в соответствии с.

2. Разберем морфологию указанного отрывка из документа. Тут следует выделить такие моменты:

отглагольные существительные преобладают: организация, учредители, участники;
часто встречаются существительные с общим значением лиц: лица, участники;
нанизывание существительных в творительном и родительном падеже: В отличие от акционерного общества, право на долю подтверждается не ценной бумагой, акцией, а лишь свидетельством, которое, в соответствии с уставом ООО, может выдаваться его участникам учредителям;
преобладание причастий и деепричастий над глаголами.

3. Синтаксис. Здесь есть тоже интересные моменты:

предложения, как правило, объемные (в данном случае мы имеем два таких предложения, и они полностью составляют приведенный отрывок);
в предложениях используется прямой порядок слов: обществом с ограниченной ответственностью признается…, уставный капитал… разделен;
по цели высказывания в приведенном отрывке все предложения повествовательные;
сложноподчиненное предложение дополнительно осложнено, во-первых, причастным оборотам (определенные учредительными документами), а во-вторых, однородными членами (Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, обществом с ограниченной ответственностью (далее – ООО) признается утвержденная одним или несколькими лицами коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на доли).

Отрывок из документа:

За время войны в с. Боровом уцелело 45 домов из 77. В наличии у колхозников оставались 4 коровы, 3 телки, 13 овец, 3 поросенка. Большинство садов на приусадебных участках, а равно и фруктовый сад общей площадью в 2,7 га, принадлежащий колхозу «Красная заря», оказались вырубленными. Ущерб, причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников, исчисляется приблизительно в 230 700 рублей.
Жителей в селе к приходу наших воинских частей числилось 64 из 370.
Имели место случаи насильственного увоза жителей на работы для оккупантов… В настоящее время полностью восстановлено в с. Боровом хозяйство колхоза «Красная заря».

1. В лексике отметим следующие пласты:

слова общего употребления: уцелело, жителей, садов.
термины и устоявшиеся выражения: ущерб, увоз, общей площадью, немецко-фашистские захватчики.
частые речевые клише: в наличии оставались, причиненный ущерб исчисляется, имели место, большинство садов.
несмотря на редкую инверсию (имели место случаи насильственного увоза), порядок слов, чаще всего, прямой: большинство садов… оказались вырубленными, ущерб … исчисляется, жителей… числилось;
большое количество числительных, выражающих статистические данные: оставались 4 коровы, 3 телки, 13 овец, 3 поросенка.

2. Разбираем морфологию приведенного отрывка. Как видим, в этом примере так же, как и в первом:

преобладают отглагольные существительные и существительные с абстрактным значением: увоз, работы, оккупанты, приходу, время, ущерб;
существительные, имеющие общие значение лиц: жители, оккупанты, колхозники;
происходит нанизывание существительных в творительном и родительном падеже: ущерб, причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников.

3. В синтаксисе необходимо отметить следующие моменты:

предложения громоздкие, как правило, сухо-информативные;
порядок слов используется прямой: причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников;
по цели высказывания, что обычно, повествовательные, а по интонации невосклицательные.

В заключение следует отметить, что официально-деловой стиль один из самых коварных. Его формулировки настолько отточены, что намертво врезаются в память, и потому канцеляризмы и языковые клише активно проникают и в книги, делая их похожими на плохой перевод с иностранного языка.

Помните: безликость и отстраненность лексики делового стиля для хорошей литературы – большое зло. за тем, какие слова и выражения вы выбираете для своих рассказов и романов. И если в них проникли канцеляризмы – изгоняйте их беспощадно!

Деловой стиль — это арсенал лексических — словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения.

Выбор слова и его формы, построение предложения — все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

При составлении служебных [[документов большую роль играет правильный выбор слов, точно передающих смысл информации. Надо помнить несколько основных правил лексики.

Очень важно грамотно использовать термины (от латинского terminus — граница, предел) — слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, воспользуйтесь словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим). Иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной.

Одна из самых распространенных болезней официального стиля -плеоназм (греч. pieonasmos — излишество). Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Например:

тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance — оттенок, тонкое отличие);
форсировать ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer — ускорять темп деятельности);
в декабре месяце (декабрь не может быть ничем, кроме месяца);
375 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);
прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix — цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;
главная суть («суть» -это и есть главное) и т.д.

Однако некоторые плеонастические словосочетания вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. Например, «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Часто в служебных словах встречается и тавтология (греч. tau- to — тот же, logos — слово) — повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и затрудняет его понимание. Например: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, адресовать в адрес. Такие словосочетания надо заменять другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес».

Готовя документ, необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

приказ — издается
должностной оклад -устанавливается
выговор — объявляется
порицание — выносится и т. д.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

При работе с текстом документа следует различать паронимы (греч. para — возле, при; onyma — имя) — родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные искажения смысла. Особенно часто встречаются ошибки с паронимами:

оплатить — заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» — косвенного: «заплатить за что-нибудь»;
командированный — командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» — «тот, кого командировали», например командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).

Не меньшее значение при подготовке служебных документов имеет орфография.

Чаще всего составляющий документ испытывает затруднения в написании названий учреждений, организаций, предприятий. Запомните, что в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы. Например:

Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.

В большинстве названий — первое слово с прописной: Федеральная архивная служба России.

Помимо первого слова, с прописной может писаться первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея);

Центральный Дом актера (Дом актера).

В наименовании должностей и званий с прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие должности и звания пишутся со строчной: начальник Управления кадров.

В составных названиях документов и памятников культуры с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор святого Вита, храм Христа Спасителя, Первая симфония Чайковского.

Орфографические трудности вызывает правописание названий, связанных с собственными именами , что совершенно естественно, так как в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Новые институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.

Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (некрасовское стихотворение, третьяковское наследство) — кроме прилагательных на -ский, означающих «имени ко- го-либо», «памяти кого-либо»: Булгаковские чтения.

В географических названиях все слова пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Северная Африка, Северный Ледовитый океан.

Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Нижний Тагил.

Но в названиях улиц: Патриаршие пруды, Каретный ряд, Кузнецкий мост, Покровские ворота, Коровий вал, — они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже — в неофициальных вариантах названий — отдельные слова — со строчной: Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний (аббревиатур — от ит. abbreviature), что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Сокращения могут состоять из слогов (завхоз), начальных звуков слов, входивших в словосочетание или их начальных букв (ГПУ, ПВО). Важнейшие причины использования сокращений состоят не только в том, что они позволяют экономить место и избегать громоздких словосочетаний, но и в том, что они дают возможность избежать словесных повторов. Чтобы у адресата документа не возникали трудности с их расшифровкой, пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения — условные письменные обозначения, которые не произносятся. К ним относятся графические сокращения:

почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село — при названии), д., пос.);
названия месяцев (янв.);
телеграфные сокращения (тчк);
условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); млн., млрд., тыс., р. (руб.);
сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №, накл. №; расн. счет №);
текстовые сокращения (т.д.; т.п.; с.г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);
наименования должностей, званий, степеней (проф.; член- корр.; к.т.н.; с.н.с.; зав.; зам.; и.о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;
обращение г-н (господин)

Написание общепринятых сокращений уточняется по словарю сокращений русского языка.

Не менее важно знание для управленца основных правил грамматики.

При составлении документов очень часто вызывают затруднения применение причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. Подсказкой к их выбору должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:

ввиду — чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения сессии;
вследствие — чаще о совершившемся факте: прошу внести изменения в план вследствие изменения процентных ставок Центробанка;
благодаря — чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: благодаря своевременной доставке грузов проблема снабжения была решена.

Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже.

Нельзя говорить: согласно указания, согласно вашего предложения. Надо: согласно указанию, согласно вашему предложению (существительное в дательном падеже).

При составлении служебных документов, содержащих числительные, следует учитывать, что в большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):

Недостает пяти стульев, изложено на четырех листах;

Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: доходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.

В составных числительных склоняются все части:

Подарки стоимостью в тысячу пятьсот рублей.

При подготовке выступлений, рассчитанных на произнесение в официальной обстановке, дается словесная расшифровка цифровых обозначений:

В вуз были приняты 1150 (одна тысяча сто пятьдесят) студентов.

К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала. Необходимо стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей помогает знание ряда языковых правил.

При работе над текстом чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения», — и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что

в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором случае — объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Однако не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ.

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.

Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается:

Вчера подготовлен отчет.
Вчера отчет подготовлен.
Отчет вчера подготовлен.
Отчет подготовлен вчера.
Подготовлен отчет вчера.
Подготовлен вчера отчет.

Хотя все предложения содержат одни и те же слова, нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что в зависимости от порядка слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1-м и 6-м варианте акцент сделан на самом отчете, во 2-м и 3-м — на факте его подготовки, в 4-м и 5-м — на времени подготовки.

Как видим, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности.

Эти свойства русского синтаксиса, несомненно, требуют от человека, составляющего документ, языкового чутья и специального внимания к построению фразы. Так как в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация, обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно> лишь поставив ее в конец предложения — в актуализированную позицию.

На вопрос: «Будет ли закончена рукопись к назначенному сроку?» — правильнее всего ответить:

К 15 декабря статья будет сдана в издательство.

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет закончена рукопись?» — надо предпочесть другой порядок слов:

Рукопись будет сдана к 15 декабря.

Составители служебных документов часто увлекаются деепричастными оборотами. С одной стороны, использовать деепричастный оборот очень удобно, так как он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях и таким образом способствует краткости изложения. Например: Изучая дополнительно направленные в министерство документы, коллегия пришла к выводу о неправомерности ранее принятых решений. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение.

Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т. е. названо действующее лицо). Например:

Подготавливая текст постановления, члены коллегии ознакомились с различными предложенными вариантами.

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений (предложения, состоящие их двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов)), в особенности сложноподчиненных, т. е. таких, в которых одна из частей является главной, другая — придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как средства будут выделены, мы начнем строительство...» и т.п.), условия («Если деньги будут перечислены, мы немедленно заключим контракт...» и т.п.), цели («Предполагается приобрести саженцы, для того чтобы озеленить территорию школы...» и т.п.) и других.

Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля» как «безглагольность». Именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает речь тяжеловесной» осложняет понимание. Часто замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением позволяет придать сообщению ясность и динамику.

Наряду с лексической» грамматической» стилистической грамотностью от человека» работающего со словом» требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Композиция (от латинского compositio) — это построение, организация текста. Бывают ситуации» когда абсолютно правильный с точки зрения языка и стиля документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей, плохая композиция.

Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестное, загромождать документ деталями.

Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации частей документа: номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1,2.9.1.

Соблюдение названных лексических» грамматических» композиционных правил требует от работника сферы управления высокого уровня филологической культуры и большой собранности.

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

Наименование.
Адрес.
Контактные телефоны.
Сайт.
Электронную почту.
Логотип.
Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

Изучение вопроса.
Написание проекта письма.
Его согласование.
Подписание.
Регистрация.
Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

Позицию адресата.
Характер отношений.
Официальность.
Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
Предметом общения является деятельность компании.
Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
Адресной, предназначенной конкретному адресату.
Актуальной в момент написания письма.
Достоверной и беспристрастной.
Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

Информационными.
Инструктивными.
Поздравительными.
Рекламными.

Также бывают письма:

Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
Запросы.
Извещения.
Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
Одинаковые языковые средства.
Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Использующийся для составления документов, писем и деловых бумаг в учреждениях, судах и в любом виде устного делового общения, - это официально-деловой стиль речи.

Общая характеристика

Это уже давно сложившийся, устойчивый и достаточно замкнутый стиль. Конечно, и он со временем подвергался каким-то изменениям, но они были незначительны. Жанры, сложившиеся исторически, специфические синтаксические обороты, морфология и лексика сообщают ему достаточно консервативный характер.

Чтобы охарактеризовать официально-деловой стиль, языку необходимо придать сухость, компактность речи, сжатость и изъять эмоционально окрашенные слова. Языковые средства уже существуют в полном наборе на каждый случай: это так называемые языковые штампы или клише.

Список некоторых документов, для оформления которых необходим официально-деловой стиль:

международные договоры;
государственные акты;
юридические законы;
различные постановления;
воинские уставы и уставы предприятий;
инструкции всех видов;
служебная переписка;
разнообразные деловые бумаги.

Общие характерные черты языкового стиля

Жанры могут быть разнообразными, содержание - различным, но официально-деловой стиль имеет и общие важнейшие черты. Первое и главное: высказывание должно быть точным. Если допускается возможность разных толкований, это уже не официально-деловой стиль. Примеры находятся даже в сказках: казнить нельзя помиловать. Не хватает только запятой, но последствия, которые влечёт эта ошибка, могут зайти очень далеко.

Чтобы избежать подобных ситуаций, существует вторая главная черта, которую содержит официально-деловой стиль документов, - это языковый стандарт. Именно он помогает выбрать лексические, морфологические, синтаксические языковые средства при оформлении деловых документов.

Особой строгостью и консерватизмом отличается порядок слов в предложении, здесь многое идёт против свойственного строю русского языка прямого порядка слов. Подлежащее предшествует сказуемому (например, товар отпускается), а определения становятся сильнее определяемого слова (например, кредитные отношения), управляющее слово впереди управляемого (например, выделить кредит).

Каждый член предложения обычно имеет свойственное только ему место, которое определяется структурой предложения и его типом, собственной ролью среди других слов, взаимодействием и взаимосвязями с ними. А характерные черты официально-делового стиля - длинные цепи родительных падежей, например: обращение Главы администрации края.

Лексика стиля

Словарная система включает в себя, помимо общеупотребительных книжных нейтральных слов, определённые клише - канцеляризмы, то есть языковые штампы. Это входит в особенности официального делового стиля. Например: на основании решения, входящие документы, исходящие документы, по истечении срока, контроль за исполнением и так далее.

Здесь же не обходится и без профессиональной лексики, включающей в себя неологизмы: теневой бизнес, недоимка, чёрный нал, алиби и так далее. К официально-деловому стилю относится и включение в лексический строй некоторых архаизмов, например: сей документ, оным удостоверяю.

Однако употребление многозначных слов и слов, имеющих переносное значение, категорически не допускается. Синонимов крайне мало и включаются они в официально-деловой стиль крайне редко. Например, платежеспособность и кредитоспособность, снабжение и поставка, а также обеспечение, износ и амортизация, субсидирование и ассигнование.

Здесь отражается социальный опыт, а не индивидуальный, поэтому лексика имеет обобщённый характер. Понятийный ряд предпочитает родовые понятия, которые хорошо вписываются в официально-деловой стиль. Примеры: прибыть вместо приехать, прийти, прилететь и так далее; транспортное средство вместо автомобиль, самолёт, поезд, автобус или собачья упряжка; населённый пункт вместо деревня, город, столица Сибири, посёлок химиков и так далее.

Итак, к официально-деловому стилю относятся следующие элементы лексических построений.

Высокий процент терминологии в текстах: юридических - закон, собственник и собственность, регистрация, передача и приёмка объектов, приватизация, акт, аренда и так далее; экономических - затраты, дотации, бюджет, купля-продажа, доход, расход и так далее; экономико-правовых - секвестирование, срок реализации, права собственности, погашение кредита и так далее.
Именной характер построения речи за счёт большого числа отглагольных существительных, чаще всего обозначающих опредмеченное действие: отгрузка товара, отсрочка платежа и так далее.
Высокая частотность предложных сочетаний и отымённых предлогов: в адрес, в силу, в отношении к делу, по мере и так далее.
Переход причастий в прилагательные и местоимения для усиления канцелярских значений: настоящий договор (или правила), действующие расценки, надлежащие меры и так далее.
Регламентированная лексическая сочетаемость: сделка только заключается, а цена устанавливается, право - предоставляется, а платёж - производится.

Морфология стиля

Морфологические признаки официально-делового стиля включают в себя прежде всего частотное (многократное) использование некоторых частей речи, а также их типов, которые помогают в стремлении языка к точности и неоднозначности высказываний. Например, такие:

существительные, называющие людей по признаку действия (арендатор, налогоплательщик, свидетель);
существительные, называющие людей по должности или званию, в том числе и женщин строго по форме мужского рода (продавец Сидорова, библиотекарь Петрова, сержант Иванова, инспектор Красуцкая и так далее);
частица не- в отглагольных существительных (несоблюдение, непризнание);
использование производных предлогов в широком ассортименте (за счёт, в связи, по мере, в силу, на основании, в отношении и так далее);
конструкции в инфинитиве (оказать помощь, провести осмотр);
настоящее время глаголов в другом значении (взимается штраф за неуплату);
сложные слова с двумя и более основами (работодатель, квартиросъёмщик, ремонтно-эксплуатационный, материально-технический, нижепоименованный, вышеуказанный и так далее).

Синтаксис стиля

Характеристика официально-делового стиля складывается из таких синтаксических признаков:

Простые предложения употребляются со многими рядами однородных членов. Например: Мерой административного взыскания могут стать штрафы за нарушение охраны труда и техники безопасности в строительстве, промышленности, сельском хозяйстве и на транспорте согласно законодательству РФ.
Наличествуют пассивные конструкции такого типа: платежи вносятся строго в указанное время.
Существительные предпочитают родительный падеж и нанизываются бусинами: результаты деятельности подразделений таможенного контроля.
Сложноподчинённые предложения полнятся условными придаточными: в случаях несогласия абонентов на обработку их персональных данных в части способов и целей обработки или полностью, абоненты при заключении договора подписывают соответственное заявление.

Сфера официально-делового стиля в жанровом многообразии

Здесь сначала нужно выделить два направления по тематике: официально-документальный и обиходно-деловой стили.

1. Официально-документальный стиль делится на две категории: законодательные документы, связанные с работой государственных органов, - Конституция, уставы, законы - это один язык (J), а дипломатические акты, связанные с международными отношениями, - меморандумы, коммюнике, заявления, конвенции - это другой язык (K).

2. Обиходно-деловой стиль тоже подразделяется: переписка между организациями и учреждениями - это j язык, а частные деловые бумаги - это язык k. К жанрам обиходно-делового стиля относится вся служебная переписка - коммерческая корреспонденция, деловые письма, а также деловые бумаги - автобиография, справка, акт, удостоверение, заявление, протокол, расписка, доверенность и так далее. Стандартизация, характерная для этих жанров, облегчает составление бумаг, экономит языковые средства и не допускает информационную избыточность.

Стандартизация деловых бумаг

Специально подобранные слова официально-делового стиля обеспечивают коммуникативную точность, придающую документам юридическую силу. Любой фрагмент текста должен иметь единственное толкование и значение. Для такой высокой точности одни и те же слова, термины, названия повторяются многократно.

Форма отглагольного существительного дополняет черты официально-делового стиля аналитическим выражением действий и процессов: вместо слова "дополнять" употребляется словосочетание "вносить дополнения", вместо "решать" - "принимать решения" и так далее. Насколько более сурово звучит "нести ответственность" вместо простого "отвечать".

Обобщённость и абстрактность в самой высокой степени и одновременно конкретное значение всего лексического строя - вот основные признаки официально-делового стиля. Это немыслимое сочетание, использующееся одновременно, и придаёт документу возможность единственной трактовки и в совокупности сведений - юридическую силу. Сами тексты насыщены терминами и процедурной лексикой, а, например, приложения к договорам содержат лексику номенклатурную. Опросные листы и реестры, заявки и спецификации помогают терминологии получать расшифровку.

Помимо эмоционально окрашенного текста, в документах недопустимо использование любых бранных слов, сниженной лексики, жаргонизмов, разговорных выражений. Даже профессиональный жаргон неуместен в языке деловой переписки. И более всего потому, что он не отвечает требованиям точности, поскольку закреплён сугубо за сферой устного общения.

Устная деловая речь

Безэмоциональность и сухая логика текстов, стандартное расположение материала на бумаге существенно отличается от устной речи, которая обычно эмоционально окрашена и асимметрична по принципам текстовой организации. Если устная речь подчёркнуто логична, обстановка общения явно официальная.

Особенности официального делового стиля в том, что устное деловое общение, несмотря на профессиональную тематику, должно протекать в сфере положительных эмоций - сочувствия, доверия, уважения, доброжелательности.

Этот стиль можно рассматривать в его разновидностях: канцелярско-деловой - попроще, а вот язык государственного управления, дипломатический или юридический требует особого внимания. Сферы общения в данных случаях абсолютно разные, потому стиль общения тоже непременно обязан отличаться. Заявления, протоколы, приказы, указы - всё то, что обдумано, записано, прочитано, не так опасно, как устные переговоры, деловые совещания, публичные выступления и так далее. Слово, как воробья, не поймать, если вылетит.

Основные особенности официально-делового стиля речи - это краткость, точность и влиятельность. Для достижения этих целей понадобится соответственный подбор слов, правильно составленные конструкции, верный синтаксис и стандартизация в уме целых блоков приготовленной речи. Так же, как в письменно оформленном деловом тексте, в устной речи нет места эмоционально окрашенной лексике. Лучше выбрать нейтральную, быть ближе к стандартам канцелярских языковых средств, чтобы предельно точно изложить задуманное.

Реквизиты

Самая яркая характеристика официально-делового стиля - это даже не сам текст, а все непреложные элементы его оформления - реквизиты. Каждому виду документов присущ свой информационный набор, предусмотренный ГОСТом. Каждый элемент строго закреплён на определённом месте на бланке. Дата, наименование, номер регистрации, сведения о составителе и все остальные реквизиты всегда располагаются одинаково - одни вверху на листе, другие внизу.

Число реквизитов зависит от содержания и вида документа. Образец-формуляр показывает максимум реквизитов и порядок расположения их на документе. Это Государственный Герб РФ, эмблемы организации или предприятия, изображения правительственных наград, код организации, предприятия или учреждения (общероссийский классификатор предприятий и организаций - ОКПО), код формы документа (общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД) и так далее.

Трафаретизация

Машинная обработка, компьютеризированное делопроизводство - новая эпоха в процессе стандартизации. Экономическая и социально-политическая жизнь усложняется, технический прогресс набирает обороты, поэтому и особенности официально-делового стиля состоят в том, чтобы оправдать экономически выбор одного языкового варианта из всех возможных и закрепить его в практике.

Используя устойчивую формулу, принятое сокращение, единообразное расположение всего материала, оформить документ гораздо быстрее и проще. Так составляются все типовые и трафаретные письма, таблицы, анкеты и т.п., что позволяет информацию кодировать, обеспечивая информативную ёмкость текста, с возможностью развёртывания его полной структуры. Такие модули внедряются в текст договоров (об аренде, выполнении работ, купле-продаже и т.д.)

От пятидесяти до семидесяти процентов словоупотреблений в документе составляют процедурная лексика и терминология. Тематика документа обуславливает однозначность контекста. Например: Стороны обязуются соблюдать вышеперечисленные правила. Слово "стороны", употреблённое вне документа, весьма многозначно, но здесь прочитывается сугубо юридический аспект - лица, которые заключают договор.

Каждый раз, когда Вы пишете текст или просто общаетесь с другими людьми, Вы выбираете тот стиль речи, который наиболее актуален для данного момента. Всего существует пять стилей, однако от правильности выбора каждого из них целиком зависит успех Вашего диалога, как с собеседником, так и с читателем. Для читателя стиль Вашего изложения имеет даже большее значение, поскольку при чтении у человека отсутствует невербальная информация о Вас, такая как мимика, жесты, частота дыхания, взгляд и т.д. Итак, сегодня мы с Вами рассмотрим, какие стили текста существуют, какие особенности имеют и, само собой, мы рассмотрим примеры этих стилей.

Пять основных стилей речи

Итак, как уже сказано выше, любой текст, который Вы создаете, может быть отнесен к одному из пяти стилей речи. Вот они:

Научный стиль
Публицистический стиль
Художественный стиль
Официально-деловой стиль
Разговорный стиль

Обратите внимание: различные виды текста, как правило, относятся к различным стилям, хотя могут описывать один и тот же объект. Давайте рассмотрим на примере. Предположим, Вам нужно написать текст о стиральной машине. Каким образом Вы можете его написать:

Вы пишете обзор с основными характеристиками (научный стиль)
Вы пишете продающий текст (разговорный стиль)
Вы пишете seo-статью для блога (публицистический стиль)
Вы пишете гипнотический текст (художественный стиль)
Вы пишете коммерческое предложение (официально-деловой стиль)

Впрочем, для большей объективности, зацикливатся сегодня на стиральной машине мы не будем, а просто рассмотрим все пять стилей речи с различными примерами.

1. Научный стиль речи

Научный стиль характеризуется жесткими требованиями к написанию, которые более подробно описаны в статье « ». В этой статье пример научного стиля будет более сжатым, но если Вас интересует развернутый вариант, то его можно найти на .

Научный стиль используется среди ученых, а также в среде образования. Отличительная особенность научного стиля заключается в его объективности и всестороннем подходе к рассматриваемому вопросу. Тезисы, гипотезы, аксиомы, выводы, монотонная окраска и закономерности – вот что характеризует научный стиль.

Пример научного стиля речи

Исходя из результатов эксперимента, можно сделать заключение, что объект имеет мягкую однородную структуру, свободно пропускает свет и может изменять ряд своих параметров при воздействии на него разности потенциалов в диапазоне от 5 до 33 000 В. Исследования также показали, что объект необратимо изменяет свою молекулярную структуру под воздействием температуры свыше 300 К. При механическом воздействии на объект с силой до 1000 Н видимых изменений в структуре не наблюдается.

2. Публицистический стиль речи

В отличие от научного стиля, публицистический стиль более противоречивый и неоднозначный. Главная его особенность: он используется для «промывки мозгов» в СМИ, а, следовательно, изначально необъективен и содержит оценку автора происходящих событий, явлений или объектов. Публицистический стиль широко используется для манипулирования. Рассмотрим на примерах.

Допустим, в деревне Эксперименталово местный житель дядя Ваня провел ряд испытаний нового химического препарата на курице, в результате чего она стала нести золотые яйца. А теперь давайте посмотрим, как эту информацию может донести до нас публицистический стиль:

Пример публицистического стиля речи №1

Невероятное открытие! Житель глухой деревни Эксперименталово изобрел новый препарат, заставляющий куриц нести золотые яйца! Тайна, над которой не одно столетие бились величайшие алхимики мира, наконец, раскрыта нашим соотечественником! Пока от изобретателя никаких комментариев не поступало, он, в данный момент, находится в сильном запое, однако можно однозначно сказать, что открытия таких патриотов, однозначно, стабилизируют экономику нашей страны и укрепят ее позиции на мировой арене как лидера в области добычи золота и производстве золотых изделий на десятки лет вперед.

Пример публицистического стиля речи №2

Акт беспрецедентной жестокости и бесчеловечного отношения к животным проявил житель деревни Эксперименталово, который в своих корыстных целях с особым цинизмом использовал несчастных куриц для создания своего «философского камня». Золото было получено, однако это живодера не остановило, и он, как абсолютно аморальный тип, ушел в глубочайший запой, даже не пытаясь помочь бедным созданиям, ставшим жертвой его вопиющих экспериментов. Сложно сказать, чем чревато такое открытие, однако, учитывая тенденции в поведении «ученого», можно сделать вывод, что он явно замышляет захват власти над миром.

3. Художественный стиль речи

Когда Вы переутомлены сухостью научного стиля или двуличностью публицистического, когда Вам хочется вдохнуть легкости чего-то прекрасного, яркого и насыщенного, переполненного образами и незабываемой гаммой эмоциональных оттенков, то к Вам на помощь приходит художественный стиль.

Итак, художественный стиль – это «акварель» для писателя. Для него характерны образы, краски, эмоции и чувственность.

Пример художественного стиля речи

Сидорович плохо спал ночью, то и дело, просыпаясь под раскаты грома и сверкание молний. Это была одна из тех ужасных ночей, когда хочется закутаться под одеяло, высунув нос для притока воздуха, и представлять что ты в шалаше в дикой степи за сотни километров до ближайшего города.

Вдруг откуда ни возьмись Сидоровичу по уху проехалась ладонь спавшей рядом жены:

– Спи уже, путешественник хренов, – простонала она, сонно причмокивая языком.

Сидорович обиженно отвернулся, надувшись. Он думал о Тайге…

4. Официально-деловой стиль речи

Основные характеристики делового стиля – это точность, педантичность к деталям, императивность. Этот стиль делает главный акцент на передачи информации, не допускает двойственности толкований и, в отличие от научного стиля, может содержать местоимения первого и второго лица.

Пример делового стиля речи

Я, Иванов Иван Иванович, выражаю свои искреннюю благодарность сотрудникам компании ООО «Пример», в частности, Сидорову С.С. и Пупкову В.В. за высокий уровень качества обслуживания и оперативное урегулирование всех спорных моментов прямо на месте и прошу поощрить их в соответствием с условиями коллективного договора ООО «Пример».

5. Разговорный стиль речи

Разговорный стиль наиболее характерен для современного Интернета. С массовым появлением блогов, он стал доминирующим в Сети и оставляет свой отпечаток не только в веб-публицистике, но также в продающих текстах, слоганах и т.д.

Разговорный стиль, по сути, стирает границы между автором и читателем. Для него характерна естественность, раскованность, эмоциональность, своя специфическая лексика и подстройка под получателя информации.

Пример разговорного стиля речи №1

Ёо, чувак! Если ты читаешь этот текст, то врубаешься в тему. Энергия, драйв и скорость – вот что определяет мою жизнь. Я люблю экстрим, люблю острые ощущения, люблю, когда адреналин зашкаливает и сносит башку. Я без этого не могу, чувак, и знаю, что ты меня понимаешь. Мне глубоко по-барабану: скейтборд или паркур, ролики или байк, до тех пор, пока мне есть чему бросить вызов. И это круто!

Пример разговорного стиля речи №2

Вы когда нибудь задумывалить о том, что было бы, если бы Земля поменялась местами с Юпитером? Я серьезно! Возникли бы Новые Васюки на его кольцах? Конечно нет! Они же из газа! Неужели вы хоть на минуту купились на такую откровенную чушь? В жизни не поверю! А если бы луна упала в Тихий Океан, на сколько бы поднялся его уровень? Вы, наверное, думаете, что я – редкий зануда, но, если я не задам эти вопросы, то кто?

Выводы

Итак, сегодня мы рассмотрели примеры стилей речи во всем их, пусть не богатом, но разнообразии. Для различных ситуаций оптимальными будут различные направления, но, главное, на что стоит обратить внимание при создании текста – язык Вашей аудитории и удобный для нее стиль. Акцент на этих двух параметрах позволяет Вашим текстам читаться на одном дыхании, а, следовательно, повышает Ваши шансы на успешное выполнение поставленной перед текстом задачи.