В качестве примера

Утверждено

приказом №_____

от «___»_____________20___г.

ИНСТРУКЦИЯ

«О порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция «О порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок» определяет порядок учёта, хранения и выдачи ключей от дверей электроустановок, камер, щитов и сборок, шкафов и т. п.

1.2. Инструкция составлена на основании Межотраслевых правил по охране труда (Правил безопасности) при эксплуатации электроустановок пп; 1.3.12.1.3.13.

2. ПОРЯДОК УЧЕТА КЛЮЧЕЙ

2.1. На дверях электроустановок, камер, щитов, сборок, шкафов и т. п. с наружной стороны должны быть нанесены, присвоенные им, маркировка и номер, согласно схеме, а также предупреждающие плакаты и знаки, установленного образца, в соответствии с требованиями «Правил применения и испытания средств защиты, используемых в электроустановках».

2.2. Двери помещений электроустановок, камер, щитов, сборок, шкафов и т. п. должны быть оборудованы исправными замками и с двумя комплектами ключей. Ключи должны быть пронумерованы и, соответствовать присвоенному номеру электроустановки.

2.3. Один комплект пронумерованных ключей хранится в запираемом ящике учета у оперативного персонала ___________________________________________________________________________________

(меха, участка, подстанции, лаборатории)

Второй запасной комплект хранится у ответственного за электрохозяйство предприятия (структурного подразделения).

3. О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И ХРАНЕНИЯ КЛЮЧЕЙ

3.1. Выдача и возврат ключей должны учитываться в журнале выдачи ключей.

3.2. Ключи выдаются под расписку работникам:

· Ответственному за электрохозяйство предприятия и его заместителю всех электроустановок предприятия

· Оперативному, оперативно-ремонтному персоналу, имеющему право единоличного осмотра, от помещений и дверц электрооборудования, закрепленного за ними.

· Оперативному персоналу - от всех помещений.

· При работах по наряду-допуску, допускающему из числа оперативного персонала, ответственному руководителю, производителю работ и наблюдающему – от помещений электроустановок камер, щитов, сборок, шкафов и т, п., в которых предстоит работать.

· Оперативному и оперативно-ремонтному персоналу, допущенному к работам, выполняемым в порядке текущей эксплуатации, от электрооборудования на закрепленном участке.

3.3. Ключи подлежат возврату ежедневно по окончании осмотра или работы.

Ответственный эа электрохозяйство предприятия _______________________

ЖУРНАЛ

Учета и выдачи ключей от электроустановок

Журнал должен быть пронумерован, проштампован, скреплен печатью предприятия и подписью ответственного за электрохозяйство, на первой странице журнала указывается наименование организации и подразделения (если имеется), а также дата начала ведения журнала.

Дата выдачи ключей и время	№ ключей подразделений, где находится электроустановка	Основание для выдачи ключей	Ф. И.О. и подпись лица, выдавшего ключи	Ф. И.О. и подпись лица, получившего ключи	Отметка о возвращении ключей, время, дата и подпись
	№7, цех № 5	Работа по наряду № 35	Личная подпись	Личная подпись	Личная подпись

Распоряжение

«О назначении ответственных работников за поддержание в исправном состоянии переносного инструмента и светильников»

На основании требований «Межотраслевых правил по охране труда (Правил безопасности) при эксплуатации электроустановок

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Для поддержания исправного состояния, проведения периодических испытаний и проверок ручных электрических машин, переносного электроинструмента и светильников, а также вспомогательного оборудования (далее электроинструмент) назначить:

Цех № ___ ,__________________________________________________________________,

Ф. И.О., профессия

Цех № ___ ___________________________________________________________________,

Ф. И.О., профессия

имеющего группу 3 по электробезопасности.

ТП №____ РУ 0,4 кВ; ТП №_____ РУ 0,4 кВ

_____________________________________________________________________________,

электромонтёра, имеющего группу ___ по электробезопасности.

2. Инструмент с «___»_______________» 20__ года выдавать согласно утверждённой инструкции «О порядке выдачи и испытания ручных электрических машин, переносного электроинструмента и светильников, вспомогательного оборудования».

3. Выдачу и возврат электроинструмента учитывать в специальном «Журнале учёта, проверки и испытаний электроинструмента и вспомогательного оборудования к нему». Журнал хранится и ведётся назначенными ответственными лицами, указанными в п. 1. настоящего распоряжения.

4. Контроль исполнением настоящего распоряжения возложить на ответственного за электрохозяйство предприятия ____________________________________________________

Генеральный директор _______________() «___» ________________ 200__ г.

С распоряжением ознакомлены:

______________________ «___» ______________________ 200__ г.

______________________ «___» ______________________ 200__ г.

Хранение ключей

К замкам дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах, сейфов, шкафов или стеллажей должны быть рабочие и запасные экземпляры ключей.

Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя предприятия, либо в службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов, стеллажей, металлических решеток) в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение документов.

Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение документов. В последнем случае по окончании рабочего дня ключ от этого сейфа вместе с рабочим экземпляром ключа от входной двери помещения передается в пенале, опечатанном печатью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, в службу охраны с внесением соответствующих данных в Журнале передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами.

Отдельным должностным лицам руководителем предприятия по согласованию со службой безопасности может быть разрешено, хранить в нерабочее время конфиденциальные документы в личных сейфах при условии подключения сейфов или комнат, в которых они находятся, к охранной сигнализации. В службе охраны должен находиться список таких лиц, подписанный руководителем предприятия или службы безопасности. Эти лица по окончании рабочего дня помещают документы в сейф, запирают и опечатывают его и дверь помещения и сдают пенал с ключами от сейфа и двери в службу охраны с внесением соответствующих данных в Журнал передачи - приема под охрану помещений и пеналов с ключами.

Получение пенала с ключами из службы охраны и вскрытие помещений может осуществляться только сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственными за хранение конфиденциальных документов, и лицами, хранящими документы в нерабочее время в личных сейфах. При их отсутствии для вскрытия помещений назначается комиссия в составе не менее двух человек, которая составляет акт о вскрытии с указанием в нем должностей и фамилий лиц, вскрывших помещения, времени и причины вскрытия, номеров печатей, которыми были опечатаны помещения. Комиссионно с составлением акта вскрываются сейфы, шкафы или стеллажи при отсутствии сотрудника, ответственного за хранение находящихся в них документов.

Работа с конфиденциальными документами

Для выдачи конфиденциальных документов исполнителям (пользователям) помещения должны быть оборудованы специальными окошками, не выходящими в общий коридор, или внутри отгораживаться барьером.

Исполнители могут работать с конфиденциальными документами в специально выделенных помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства или в своих служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям сохранности и конфиденциальности документов. При работе с документами в служебных комнатах каждый исполнитель должен иметь постоянное рабочее место, сейф (металлический шкаф) или отдельную ячейку сейфа для хранения конфиденциальных документов и номерную металлическую печать.

Обращаем Ваше внимание на то обстоятельство, что данное решение могло быть обжаловано в суде высшей инстанции и отменено

СВЕРДЛОВСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СУД

Судья Никулина А.Л.

Судебная коллегия по гражданским делам Свердловского областного суда в составе председательствующего Калимуллиной Е.Р., судей Ивановой Т.С. и Защихиной Р.Ф. при секретаре Кисельман Т.А., рассмотрела в открытом судебном заседании 07.08.2013 гражданское дело
по иску П. <...> к обществу с ограниченной ответственностью "Управляющая компания ЖКХ Орджоникидзевского района г. Екатеринбурга" об обязании исполнить решение общего собрания, передать дубликаты ключей от подвальных, чердачных, технических помещений
по апелляционной жалобе П. на решение Орджоникидзевского районного суда г. Екатеринбурга от 30.04.2013
Заслушав доклад судьи Калимуллиной Е.Р., объяснения П. и ее представителя К. (по доверенности от <...>), поддержавших доводы апелляционной жалобы, объяснения представителя ответчика М. (по доверенности от <...>), возражавшей против доводов апелляционной жалобы, судебная коллегия,

установила:

истец П. обратилась в суд с иском к обществу с ограниченной ответственностью "Управляющая компания ЖКХ Орджоникидзевского района г. Екатеринбурга" об обязании исполнить решение общего собрания, передать дубликаты ключей от подвальных, чердачных, технических помещений.
В обоснование заявленных требований П. указала, что является собственником жилого помещения - квартиры <...> в доме <...> по ул. Шефская в г. Екатеринбурге, а также председателем совета многоквартирного жилого дома. Неоднократно обращалась в управляющую компанию по вопросу предоставления ключей от подвального и чердачного помещений, однако ключи ей предоставлены не были, со ссылкой на положения п. 4.1.14 Постановления Госстроя "Об утверждении правил и норм технической эксплуатации жилищного фонда" N 170 от 27 сентября 2003 года, согласно которым "входные двери в техподполье, подвал должны быть закрыты на замок, ключи должны храниться в объединенной диспетчерской службе (ОДС) или в организации по обслуживанию жилищного фонда и у жителей близлежащей квартиры (о чем должна быть соответствующая надпись), указанием на то, что ключи находятся на стенде в ОДС и доступны в любое время суток, а, следовательно, нет необходимости передавать дубликаты ключей истцу.
П. считает, что перечень помещений в п. 3.4.5, в которых должны храниться ключи от указанных помещений, не является исчерпывающим, кроме того, по вопросу передачи дубликатов ключей П. проведено голосование собственников, <...>% из которых проголосовали за передачу ключей истцу, <...>% возражали против передачи ключей и <...>% собственников воздержались от голосования. Результаты голосования оформлены Протоколом <...> от <...>. В адрес ответчика <...> было направлено уведомление с выпиской из протокола общего собрания о принятых решениях и предложен срок для исполнения решения собрания до <...>. Решение общего собрания надлежащим образом не исполнено, а именно: не переданы дубликаты ключей от подвальных, чердачных, технических помещений председателю Совета многоквартирного дома - П. На основании изложенного, истец просит обязать ООО "УК ЖКХ Орджоникидзевского района г. Екатеринбурга" передать дубликаты ключей от подвальных, чердачных, технических помещений председателю Совета многоквартирного дома - П.
Истец П. в судебное заседание не явилась, о времени и месте рассмотрения дела извещена надлежащим образом, просила рассмотреть дело без ее участия.
Представитель истца К. (по доверенности от <...>), в судебном заседании на исковых требованиях настаивала, также указала, что требования заявлены в том числе в связи с тем, что собственники намерены поручить проведение капитального ремонта сторонней подрядной организации, которая не может составить смету на ремонт без осмотра помещений и оборудования.
Представители ответчика С. (по доверенности от <...>) и М. (по доверенности от <...>) в судебном заседании исковые требования не признали, указав, что истцом не представлено доказательств, что она является председателем совета многоквартирного дома, не подтверждены ее полномочия действовать от имени всех собственников многоквартирного дома, кроме того, согласно Решению Госстроя N 170 ключи от подвальных, чердачный и технических помещений должны храниться в объединенной диспетчерской службе или в управляющей компании и у собственников квартиры, расположенной на крайних этажах, квартира истца не расположена на крайнем этаже дома. Решение общего собрания собственником, которым на ответчика возложена обязанность передать ключи истцу, принято за рамками компетенции общего собрания. Истец с заявлением об обеспечении доступа в помещения для осмотра подрядными организациями с целью составления сметы на проведение капитального ремонта не обращалась. Ключи хранятся в аварийно-диспетчерской службе, и еще не было случая, чтобы аварийная служба не могла попасть в помещения дома.
Судом постановлено решение об отказе в удовлетворении заявленных требований.
Оспаривая постановленное решение П. в апелляционной жалобе указала на его незаконность и необоснованность, полагает, что судом сделан неверный вывод о том, что принимая решение о предоставлении комплектов ключей от подвальных, технических, чердачных помещений собственники помещений в многоквартирном доме вышли за пределы компетенции общего собрания, поскольку данные решения общего собрания не были оспорены. Требование о предоставлении дубликата ключей, заявлено в связи с необходимостью осмотра помещений, относящихся к общему имуществу собственников многоквартирного дома, для проверки обоснованности предложенного варианта ремонта инженерных коммуникаций дома. Полагает, что судом не было принято во внимание ее заявление о нарушении прав собственника, которому не был обеспечен свободный доступ к местам общего пользования жилого дома, передача полномочий по управлению домом ответчику не означает лишения собственников права владения и пользования указанным имуществом, просила решение отменить принять по делу новое решение об удовлетворении требований.

Заслушав объяснения П. и ее представителя К., поддержавших доводы апелляционной жалобы, просивших решение отменить, принять по делу новое решение об удовлетворении требований, объяснения представителя ответчика М., возражавшей против доводов апелляционной жалобы, обсудив доводы, изложенные в апелляционной жалобе, проверив обжалуемое решение в пределах доводов апелляционной жалобы (п. 1 статьи 327.1 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации), судебная коллегия приходит к следующему.
В соответствии ч. 2 ст. 1 Жилищного кодекса Российской Федерации граждане по своему усмотрению и в своих интересах осуществляют принадлежащие им жилищные права, в том числе распоряжаются ими. Граждане свободны в установлении и реализации своих жилищных прав в силу договора и (или) иных предусмотренных жилищным законодательством оснований.
В соответствии с ч. 2 ст. 36 ЖК Российской Федерации собственники помещений в многоквартирном доме владеют, пользуются и в установленных настоящим Кодексом и гражданским законодательством пределах распоряжаются общим имуществом в многоквартирном доме.
Согласно положениям ст. 161 ЖК Российской Федерации собственники помещений в многоквартирном доме обязаны выбрать один из способов управления многоквартирным домом: 1) непосредственное управление собственниками помещений в многоквартирном доме; 2) управление товариществом собственников жилья либо жилищным кооперативом или иным специализированным потребительским кооперативом; 3) управление управляющей организацией (ч. 2).
Как следует из материалов дела, собственниками жилых помещений в доме по <...> в качестве управляющей компании избрана - ООО "Управляющая компания ЖКХ Орджоникидзевского района г. Екатеринбурга", что подтверждается протоколом внеочередного собрания собственников помещений в многоквартирном доме от <...> (л. д. 57, 58), с данной компанией собственниками заключен договор управления многоквартирным домом (л. д. 51 - 56).
Согласно условиям договора управляющая организация вправе самостоятельно определять способ и порядок выполнения работ по содержанию и ремонту общего имущества (п. 3.1.1) выполнять работы по содержанию и ремонту общего имущества своими силами либо с привлечением третьих лиц (п. 3.1.2.)
При управлении многоквартирным домом управляющей организацией, она несет ответственность перед собственниками помещений в многоквартирном доме за оказание всех услуг и (или) выполнение работ, которые обеспечивают надлежащее содержание общего имущества в данном доме и качество которых должно соответствовать требованиям технических регламентов и установленных Правительством Российской Федерации правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, за предоставление коммунальных услуг в зависимости от уровня благоустройства данного дома, качество которых должно соответствовать требованиям установленных Правительством Российской Федерации правил предоставления, приостановки и ограничения предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домах.
Постановлением Госстроя РФ от 27.09.2003 года N 170 утверждены Правила и нормы технической эксплуатации жилищного фонда.
Пунктом 3.3 Правил и норм технической эксплуатации жилого фонда, на организации по обслуживанию жилищного фонда возложена обязанность по обеспечению надлежащего содержания чердаков и подвалов.
В силу п.п. 3.3.5 указанных Правил, входные двери в чердачные помещения или люки выхода на кровлю должны быть всегда закрыты на замок. Вход в чердачное помещение и на крышу следует разрешать только работникам организаций по обслуживанию жилищного фонда, непосредственно занятым техническим надзором и выполняющим ремонтные работы, а также работникам эксплуатационных организаций, оборудование которых расположено на крыше и в чердачном помещении.
Согласно п.п. 3.4.5 данных Правил, входные двери в техническое подполье, подвал должны быть закрыты на замок (ключи хранятся в организациях по содержанию жилищного фонда, ОДС, у дворника, рабочих, проживающих в этих домах), о месте хранения делается специальная надпись на двери.
Согласно п. 10 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме и правил изменения размера платы за содержание и ремонт жилого помещения в случае оказания услуг и выполнения работ по управлению, содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме ненадлежащего качества и (или) с перерывами, превышающими установленную продолжительность, утвержденных Постановление Правительства РФ от 13.08.2006 N 491 (ред. от 03.04.2013) (далее Правила) общее имущество должно содержаться в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (в том числе о санитарно-эпидемиологическом благополучии населения, техническом регулировании, защите прав потребителей) в состоянии, обеспечивающем: а) соблюдение характеристик надежности и безопасности многоквартирного дома; б) безопасность для жизни и здоровья граждан, сохранность имущества физических или юридических лиц, государственного, муниципального и иного имущества; в) доступность пользования жилыми и (или) нежилыми помещениями, помещениями общего пользования, а также земельным участком, на котором расположен многоквартирный дом; г) соблюдение прав и законных интересов собственников помещений, а также иных лиц; д) постоянную готовность инженерных коммуникаций, приборов учета и другого оборудования, входящих в состав общего имущества, для предоставления коммунальных услуг (подачи коммунальных ресурсов) гражданам, проживающим в многоквартирном доме, в соответствии с Правилами предоставления коммунальных услуг гражданам; е) поддержание архитектурного облика многоквартирного дома в соответствии с проектной документацией для строительства или реконструкции многоквартирного дома; ж) соблюдение требований законодательства Российской Федерации об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности.
Помещения, в которые истица просит предоставить доступ, относятся к общему имуществу всех собственников помещений дома <...> по <...>, соответственно, в этом случае должны соблюдаться интересы иных собственников в доме, а также учитываться полномочия предоставленные управляющей организации вышеприведенными правовыми нормами.
Судом установлено и не оспаривалось представителем истца, что в настоящее время ключи от спорных помещений имеются в аварийно-диспетчерской службе ответчика, то обстоятельство, что квартира истца не расположена на верхнем этаже и не является близлежащей к подвальным помещениям истцом не оспорено, при изложенных обстоятельствах, судебная коллегия находит возможным согласиться с выводом суда об отсутствии оснований для удовлетворения заявленных требований, представленный ответчиками порядок доступа в технические помещения, подвалы, чердаки, крышу, не противоречит требованиям закона,
Судом проверены доводы истца о том, что ответчик препятствовал осмотру спорных помещений подрядными организациями, при этом, поскольку доказательств, в подтверждение данных доводов силу статьи 56 ГПК Российской Федерации истцом не было представлено, суд обоснованно не принял данные доводы во внимание при рассмотрении заявленных требований.
Довод П. о том, что наличие у нее ключей от входных дверей чердачного и подвального помещений, позволит ей как председателю совета многоквартирного жилого дома осуществить контроль и допуск к в указанные помещения представителей подрядных организаций для определения правомерности установления стоимости ремонта управляющей организацией не может быть принят как не соответствующий пункту 3.3.5 Правил и норм технической эксплуатации жилищного фонда, утвержденных постановлением Государственного комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу от 27.09.2003 N 170, согласно которому, входные двери в чердачные помещения или люки выхода на кровлю должны быть всегда закрыты на замок, при этом один комплект ключей от которого необходимо хранить у дежурного диспетчера ОДС или в комнате техника-мастера организации по обслуживанию жилищного фонда, а второй - в одной из ближайших квартир верхнего этажа, о чем делается соответствующая надпись на люке (входной двери), предоставление ключей от указанных помещений на постоянной основе иным лицам, правовыми нормами не предусмотрено.
Обязанность по техническому обслуживанию инженерных сетей многоквартирного дома и его строительных конструкций возлагается на управляющую организацию (за исключением случая непосредственного управления дома собственниками помещений в соответствии со ст. 164 ЖК РФ).
Доказательства нарушения прав П., как собственника жилого помещения в многоквартирном доме, в материалах дела не имеется.
При указанных обстоятельствах судебная коллегия полагает возможным согласиться с выводами суда, которые не противоречат требованиям действующего законодательства, регулирующего настоящие правоотношения, и добытым по делу доказательствам, оценка которым дана с соблюдением ст. 67 ГПК РФ.
Довод представителя истца, изложенный в апелляционной жалобе о неверности вывода суда о том, что решение о передаче ключей выходит за рамки компетенции общего собрания, не может быть принят во внимание, истцом не доказано нарушение ответчиком ее прав на доступ к указанным помещениям, то обстоятельство, что ключ от указанных помещений имеется у дежурного диспетчера ОДС, не оспорено, истец не проживает в одной из ближайших квартир верхнего этажа, для передачи ключа от чердака, решение общего собрания собственников по данному вопросу не может являться обязательным для управляющей компании, поскольку вопрос размещения ключей от указанных помещений, регламентирован действующим законодательством, договор управления многоквартирным домом от <...>, заключенный между управляющей компанией и собственником (л. д. 51 - 56) таких обязательств не содержит.
Доводы о необходимости осмотра помещений, относящихся к общему имуществу собственников многоквартирного дома, для проверки обоснованности предложенного варианта ремонта инженерных коммуникаций дома, не могут являться основанием для отмены постановленного решения, поскольку отсутствуют доказательства, свидетельствующие о наличии препятствий со стороны управляющей компании в предоставлении доступа в указанные помещения.
Отказ суда в указанной части требований, не ограничивает право П. как собственника жилого помещения в многоквартирном доме, на пользование, распоряжение общим имуществом дома в установленном законом порядке.
Таким образом, решение суда подлежит оставлению без изменения, апелляционная жалоба не содержит доводов, влекущих его отмену, нарушения норм процессуального права, являющихся в соответствии с частью 4 статьи 330 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации основанием для отмены решения, судом не допущено.
Руководствуясь п. 1 ст. 328, ст. ст. 327.1, 329 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, судебная коллегия

Дорогие друзья!

С Вами Владимир и сегодня мы поговорим о порядке хранения на объекте аварийных комплектов ключей от помещений арендаторов, процедуре периодической проверки ключей, находящихся на хранении, и, разумеется, алгоритме выдачи ключей в случае чрезвычайной ситуации.

Внутренний объём любого Здания поделён на модули, которые, за исключением технических помещений и мест общего пользования (холлы, туалеты, зоны Retail), как правило, сданы в аренду. Контроль доступа в арендуемые помещения осуществляется при помощи установки механических замков или Системы контроля и управления доступом (СКУД). Разумеется, от каждого помещения существует как минимум два комплекта механических ключей, один из которых передаётся арендатору по факту подписания договора аренды, а второй остаётся на хранении в Управляющей компании.

И вот здесь, дорогие коллеги, принципиально важно вне зависимости от плотности «нарезки» внутренних площадей изначально грамотно поставить на объекте процесс учёта ключей от всех помещений. Ибо сразу сделать по-человечески всегда проще, чем потом разгребать «завалы».

Основные принципы грамотного построения процесса хранения аварийных комплектов ключей:

1. Управляющая компания должна иметь экстренный доступ в любое арендуемое помещение в случае Чрезвычайной ситуации (пожар, авария трубопроводных, электрических, механических систем и др.). Необходим комплект аварийных (ЧС) ключей от каждого помещения, ключи должны быть актуальными (соответствовать дверным замкам);
2. Ключи необходимо хранить в охраняемом помещении с оперативным доступом для технического персонала. Для хранения целесообразно использовать специализированный шкаф;
3. Все операционные процедуры с ключами (приём на хранение, проверка, выдача, вскрытие пенала при ЧС) должны быть документально прописаны, ответственные лица – ознакомлены под роспись. Обязательно оформление реестра аварийных ключей.

Оптимальным считаю создание и внедрение стандартизированной операционной процедуры (положения), в котором сжато, четко и понятно прописана последовательность действий при всех манипуляциях с ключами.

Рассмотрим по порядку основные моменты:

I. Организация хранения аварийных (ЧС) ключей

Как я обозначил выше, на объекте в обязательном порядке следует выделить место для хранения аварийных ключей от помещений арендаторов. Где разумно хранить ключи?

• В помещении охраны (в интегрированной проходной, мониторной комнате);
• На ресепшн в холле первого этажа здания

Руководствоваться необходимо следующими принципами – ключи должны храниться в месте нахождения круглосуточного поста службы безопасности, обязательно видеонаблюдение 24 часа в сутки, но при этом доступ к модулю хранения аварийных ключей не должен быть затруднён, иначе в случае ЧС на поиск необходимого ключа уйдёт непозволительно много времени.

Как хранить ключи?

Аварийный ключ (или ключ-карту) от каждого помещения разумно хранить в индивидуальном алюминиевом пенале (тубусе). Каждый тубус должен быть опломбирован номерной пломбой (пластиковой или самоклеящейся, на Ваш выбор). На каждый пенал (тубус) необходимо нанести информацию: наименование арендатора, этаж, номер помещения.

Модуль для хранения тубусов – это металлический шкаф, тумбочка или сейф. Приоритет стоит отдавать решениям, обеспечивающим наибольшее удобство размещения в сочетании с минимальным временем поиска необходимо пенала. Лично я считаю наиболее эффективным использование специализированных металлических шкафов (пенальниц серии КЛ-xxП) — просто хранить, просто найти нужный тубус. Шкафы навесные, поэтому занимают минимум места.

Добавлю также, что на модуль хранения необходимо нанести соответствующую надпись, облегчающую идентификацию, например «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».

II. Прием и выдача ключей от помещения арендаторов

При въезде арендатора в помещение первичная выдача ключей осуществляется по акту приёма-передачи. Ответственному лицу арендатора передаётся один комлект ключей от помещения, второй комплект (ЧС) помещается в пенал (тубус), который сдаётся на хранение. При такой схеме арендатору нет необходимости ежедневно сдавать и получать ключ у представителя службы безопасности.

В случае, если арендатор по ряду причин полагает невозможным ношение ключа (нет постоянного ответственного лица, люди приходят в разное время и т.д.), на ресепшн размещается специальный документ «Журнал регистрации ключей». Каждый раз, когда арендатор получает/сдаёт ключ от помещения, сотрудник охраны вносит необходимую информацию в журнал (форма прилагается). Факт действий с ключом подтверждается двумя подписями – сотрудника безопасности и представителя арендатора.

III. Порядок проверки соответствия (актуальности) ключей

Проверка производится 1 раз в 12 месяцев или чаще, если того требует ситуация (заменён замок, произошла кража и др). Для проведения проверки потребуется следующее:

— реестр ЧС (аварийных) ключей от арендуемых помещений;

— бланк акта вскрытия пенала (тубуса) в двух экземплярах для каждого арендатора;

— номерные пломбы-наклейки (или пластиковые контрольные пломбы);

Для выполнения этой задачи от Управляющей компании создаётся группа из 2-х человек из числа административно-технического персонала, которая осуществляет последовательный обход 100 % помещений и в присутствии представителей арендаторов выполняет следующие действия:

1. вскрытие пенала (тубуса) с ключом;
2. проверку соответствия ключа замку;
3. помещение аварийного ключа в пенал (тубус) и опломбировку пенала;
4. подписание совместного с арендатором акта (форма прилагается)

Повторно обращаю Ваше внимание на тот факт, что любые из вышеперечисленных действий выполняются только в присутствии представителя арендатора . Также настоятельно рекомендую манипуляции с ключами выполнять в резиновых перчатках, чтобы не оставлять отпечатков пальцев – жизнь штука сложная и не стоит брать на себя совершенно необязательные риски.

IV. Порядок вскрытия помещений арендаторов при возникновении ЧС

В случае наличия признаков Чрезвычайной ситуации в помещении арендатора (сработка противопожарных систем, течь воды, бытовой канализации и др.), группа быстрого реагирования (ГБР) состоящая, как правило, из сотрудника службы безопасности и дежурного технического специалиста, прибывает к месту хранения аварийных ключей. Старший смены охраны извлекает из «Шкафа для хранения аварийного комплекта ключей» опечатанный пломбой тубус и вскрывает его.

После вскрытия тубуса аварийный комплект ключей выдаётся ГБР и в присутствии старшего смены охраны производится вскрытие помещения арендатора. По факту устранения аварийной ситуации, помещение закрывается на ключ дежурным техническим специалистом из состава ГБР в присутствии не менее 2-х человек из службы охраны.

Ключи от помещения арендатора передаются старшему смены охраны, который упаковывает их в тубус (пенал) и опечатывает новой номерной индикаторной пломбой-наклейкой. Номер новой пломбы заносится в «Акт о вскрытии помещения».

Тубус, опечатанный новой пломбой, возвращается на хранение в «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».

Арендатору по e-mail направляется уведомление о чрезвычайной ситуации с приложением электронной копии «Акта о вскрытии помещения». Оригиналы актов подписываются непосредственно у ответственного представителя арендатора сотрудником Управляющей компании из состава административно-технического персонала. Отмечу, что описанные выше действия необходимо выполнить максимально оперативно – непосредственно в день ЧС или максимум на следующий день. Если ЧС произошла в выходные или праздничные дни, документы оформляются в первый рабочий день после праздников.

1. Арендатор в обязательном порядке должен быть оповещён о ЧС до того момента, как ГБР вскроет помещение. Именно поэтому в Договор аренды необходимо изначально включать номера телефонов для экстренной связи с представителями арендатора. Оповещение арендатора осуществляет специально назначенное лицо от Управляющей компании строго по мобильному телефону с установленным программным обеспечением для записи разговоров . Запомните – это очень важно, все разговоры должны быть записаны.
2. Не раз встречал на объектах утверждённые процедуры, в соответствии с которыми дежурный технический специалист обязан оформить «Служебную записку о вскрытии тубуса помещения арендатора» сразу после получения ключей (формы записок могут различаться). Друзья, при угрозе развития ЧС заниматься этим делом — полнейшая глупость и все силы необходимо сконцентрировать на оперативном доступе в помещение и ликвидации аварийной ситуации. Здесь действует простой принцип: сначала ликвидируется ЧС, а потом оформляются документы. Не зря ведь при вскрытии помещения присутствуют 3 человека, два из которых — сотрудники службы безопасности. Моя позиция в данном вопросе проста: нет совершенно никакой необходимости заставлять дежурного техника заниматься бумагомарательством, оформлением документов занимается строго охрана.
3. Все манипуляции с ключами должны быть документально оформлены в виде Положения, утверждённого Генеральным директором. К Положению в обязательном порядке прилагается Лист ознакомления с подписями персонала. Положение, как и другие основные документы, хранится в шкафу с документацией.
4. Если дверь арендуемого помещения оснащена обычным замком и СКУД, и при этом компоненты никак не связаны между собой, то комплект аварийных ключей должен включать в себя как механический ключ, так и электронную карту. Дело в том, что чрезвычайные ситуации в помещениях далеко не всегда (к счастью) связны с неконтролируемым горением, а зачастую являются следствием неисправностей различного вида инженерного оборудования. А при отсутствии признаков пожара в помещении, как известно, не сработает противопожарный алгоритм и система СКУД не будет отключена. И в этом случае ГБР воспользуется электронной картой для разблокировки электронного замка, что быстро и удобно.
5. Регулярно проверяйте соответствие аварийных ключей замкам помещений – не реже 1 раза в год. Особенно это актуально для объектов с «мелкой нарезкой», когда в здании сдаётся в аренду большое количество помещений малой площади. Когда арендаторов много и они часто меняются, весьма вероятна ситуация несанкционированной смены дверного замка.

Друзья, на этом всё. Если у Вас возникли вопросы — пожалуйста, пишите мне на

Крупные предприятия, учебные заведения и компании располагают большим количеством помещений. Практически все они должны закрываться, а доступ в некоторые – строго регламентироваться.

Как правило, ключи от комнат сдаются под охрану. Делается это по разным причинам, чаще всего в целях защиты от пожара или обеспечения быстрого доступа. Кроме того, сдача комплектов значительно упрощает жизнь тем, кто в этих комнатах работает. Ведь установленный порядок хранения и выдачи ключей от помещений защищает, прежде всего, самих сотрудников. Ответственным за хранение запирающих приспособлений должностным лицам можно не переживать о том, что они забудут ключи дома, или что в случае форс-мажорных обстоятельств коллеги не смогут попасть на рабочее место.

На различных предприятиях и в офисных зданиях предусмотрено несколько различных приспособлений для хранения ключей. В их число входят:

• специально отведенная комната, запирающаяся на ключ и имеющая дополнительные меры защиты;
• на несколько единиц;
• специальный шкаф;
• стенд за стойкой охраны.

Занимаясь оборудованием места, в котором будут храниться комплекты, руководство здания обязано в полной мере соблюдать положение о хранении ключей. Особенно, если речь идет о помещениях, доступ в которые строго регламентирован и производится по специальному распоряжению. Обычно это электроустановки, котельные, хозяйственные блоки и прочие комнаты со специальным оборудованием.

В каждой компании имеется приказ о хранении и выдаче ключей. В нем описаны основные аспекты процедуры. Выдача комплектов производится:

• только тем лицам, которые имеют на это право и внесены в специальный журнал;
• под роспись с указанием даты и времени;
• в строго установленных временных рамках.

В аналогичном порядке производится и сдача запирающих приспособлений.

В каждом здании имеется помещение со спецоборудованием – электроустановками. От них зависит полноценная деятельность учреждения, поэтому доступ к комнате, в которой они располагаются, ограничен. Кроме основного комплекта ключей от такого помещения, должен существовать запасной, хранящийся в опечатанном шкафу или тубусе.

Порядок доступа в помещения со спецоборудованием регламентирует приказ о хранении ключей от электроустановок. Комплект можно выдавать только ответственному лицу, имеющему специальную квалификацию и прошедшему инструктаж.

Каждому ключу присваивается порядковый номер, после чего он упаковывается в тубус или специальный пенал с пломбой. Также следует поступить с запасным комплектом.

Общие положения процедуры сдачи/выдачи комплектов к помещениям с ограниченным доступом следующие:

• двери в помещение должны быть закрыты;
• запирающие приспособления выдаются под роспись и только тем лицам, которые имеют на то соответствующее разрешение;
• комплект необходимо ежедневно возвращать под охрану в конце рабочего дня;
• в обязательном порядке следует фиксировать выдачу и сдачу комплектов в книге учета.

Если оборудование выведено из строя в результате несанкционированного доступа в помещение по вине ответственного лица, на него налагается взыскание, установленное соответствующим дополнением к приказу. Но при строгом соблюдении всех инструкций и процедур, проникновение посторонних в специальные помещения исключено.

Особый регламент выдачи

Особое распоряжение затрагивает и процедуру выдачи тех ключей, которыми закрываются помещения с документацией строгой отчетности. В нем прописан порядок хранения ключей от сейфов и помещений, где находятся архивы, личные дела и прочие бумаги.

Обычно специальный допуск в такие комнаты имеют высшие должностные и делегированные ими лица:

• руководитель;
• главный бухгалтер;
• лицо, отвечающее за данный участок (работник архива, кадровик).

В большинстве случаев ключи хранятся у директора или главбуха и выдаются по запросу.

Соблюдение процедуры хранения и выдачи комплектов избавляет руководство предприятия или офиса от попыток несанкционированного доступа, возможной порчи оборудования или хищения ценностей.